A kiküldetési rendelvényt 2 példányban kell kiállítani, az eredeti példányt a kifizetőnek, a másodpéldányt a kiküldött munkavállalónak kell megőriznie.
A dokumentumnak tartalmaznia kell:
- a céges adatokat,
- magánszemély nevét, adóazonosító jelét,
- a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát,
- a hivatali, üzleti utazások célját, időtartamát, útvonalát, a futásteljesítményt, az utazás költségtérítését,
- a költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat: üzemanyag-fogyasztási normát és az adóhatóság által havonta kiadott hivatalosan elszámolható üzemanyagárat.
Emellett a kiküldetési rendelvényben szereplő gépkocsi tulajdonjogát igazolni kell: a kiküldetésben lévő magánszemély, illetve házastársa tulajdonában lévő autóra számolható el kiküldetési költségtérítés.
Kiküldetési rendelvénynek minősül a fenti adatokat tartalmazó, a digitális archiválás szabályainak megfelelő zárt rendszerben kezelt és tárolt, elektronikus úton előállított bizonylat is.
