Könyvelő, Adótanácsadó és Szolgáltató Zrt.

divider

Office Flow

Belépés az Office Flow rendszerbe

Az Írisz Office Zrt. Ügyfelei számára díjmentesen minőségbiztosítási, ügyfélkapcsolati és folyamatmenedzsment rendszert nyújt: ez az Office Flow.

A rendszer komplex, az Ügyfél és könyvelői igényeket egyaránt magas szinten, az informatika mai fejlettségéhez mérten a lehető legmagasabb színvonalon elégíti ki.

A rendszert évtizedes ügyfélkapcsolati tapasztalataink alapján fejlesztjük, felismerve a csatornázott, célirányos kommunikáció hatékonyságát: nem csak időt takarít meg mindkét fél, hanem biztosabbá teszi a feladatok megismerését és elvégzését is.

A rendszer képes az alapvető Ügyfél – Írisz Office közötti kommunikációs feladatok, tájékoztató és támogató folyamatok ellátására az alábbi fő célok elérése érdekében:

  1. A mindennapi és eseti feladatok, folyamatok komplex menedzselése.
  2. Kétirányú kommunikáció elősegítése és gördülékennyé, hatékonnyá tétele.
  3. Rendszeres adóügyi, munkaügyi, cégjogi tájékoztatók kiküldése Ügyfél részére.
  4. Adóbevallások, éves beszámolók és egyéb dokumentumok rendszerbe történő feltöltése, archiválással biztosítva a mindenkori adat és dokumentumelérést.
  5. Bérszámfejtési adatszolgáltatás rögzítése, szabadság, cafeteria nyomon követése a Ügyfél részéről.
  6. Ügyfél alapvető (cég-)adatainak időgépben való nyilvántartása, illetve mindenkori hozzáférés biztosítása.

Az Office Flow rendszer 5 fő modulból épül fel, amelyek a következők:

1. Kommunikációs modul

Ez a modul a rendszer legfontosabb eleme. A hagyományos és több utas, sokszor nem követhető (telefonos, email, fax) kommunikációs csatornákat kiváltva egy internetes, szűrhető, csoportosítható, visszakereshető felületen végezzük egymással a kapcsolattartást:

  • kérdések tehetők fel, válaszok adhatók meg, file-ok csatolhatók, feladatok adhatók ki
    (azaz teendőkről értesít) és mindez egy helyen, így az Írisz Office Ügyfeleinek nem kell mást tenni, mint e felületre belépni, és valamennyi számára fontos kérdésben elérhet minket;
  • üzenetek, feladatok között lehet szótöredékre, konkrét kifejezésre, ill. szókapcsolatra keresni. A szűrés és a kereséses lehetséges minden szempont szerint (határidők, címkék, felelősök, stb.);
  • a kommunikációs felület természetesen kiegészül az egyéb, hagyományosabb elektronikus csatornákkal (pl. a meg nem válaszolt kérdésekről figyelmeztető e-mailt küld;)
  • a rendszer a kor elvárásainak megfelelően jogosultsági szintekkel rendelkezik, és fel van készítve a munkavállalói fluktuációra és helyettesítésre. A cégvezető például privát kérdéseit közvetlenül az Írisz Office vezetőjének teheti fel úgy, hogy arra másnak sem az Ügyfél, sem az Írisz Office munkatársai részéről nincs rálátása és természetesen ez több szintre is beállítható, azaz egy adminisztrációs diskurzus két adminisztrációs munkatárs között folyhat anélkül, hogy a cégvezetők bevonásra kerülnének a folyamatba, természetesen a vezetőnek biztosítva a kontrollt.

2. Ügyféltájékoztató modul

A modul alapvető funkciója, hogy a releváns munkaügyi, adóügyi, számviteli, cégjogi és egyéb jogszabályokról és változásokról tájékoztassa Ügyfeleinket. Két hírblokkot különítünk el, egy „kötelezőt”, mely olyan tájékoztatásokat tartalmaz, amely elengedhetetlen a cégvezetés számára ahhoz, hogy felelősségteljes döntéseket hozzon, továbbá egy „általánost”, mely minden más, az első blokkban nem nevesített tájékoztatót tartalmaz.

3. Munkaügyi modul

Funkciója, hogy az Ügyfél a havi munkaügyi adatszolgáltatásait a bérszámfejtő felé egyszerűen, gyorsan és pontosan tudja elküldeni, mely elengedhetetlen a havi bérszámfejtésekhez.
A munkaügyi felületre való belépéskor egy kis TB-naptárat láthat, amelyen megjelöli minden dolgozóra vonatkozóan, mely napokon volt szabadságon, betegszabadságon, egyéb távolléten, ezt folyamatosan, vagy időszakonként is megteheti. A rendszerbe a cafeteria, egyéb jutattás, reprezentációs költségelemek is rögzítésre kerülnek, így elkerülhető az egyedi, papír alapú kalkuláció, illetve a modul számításokkal is segít, pl. azonnal látható, követhető adott munkavállaló esetében a fennmaradó szabadnapok száma, vagy a juttatott cafeteria elem valós költségvonzata.

4. Archiváló/jóváhagyó modul (dokumentumtár)

Az eseti és időszakos rendszerességgel készülő adatszolgáltatások, bevallások, beszámolók, tájékoztatók strukturált archiválására és tárolására hivatott ez a modul, valamint arra, hogy Ügyfél az Írisz Office által küldött dokumentumokat elfogadja, jóváhagyja. Tehát ebben a modulban a könyvviteli szolgáltatások végterméke érhető el áttekinthető, rendszerezett formában, jogosultság szerinti hozzáféréssel.
Ezen a felületen továbbá Ügyfél által bármikor elérhető sablon-dokumentumok, iratminták (pl. eseti meghatalmazás minta) kerülnének feltöltésre, valamint általános számviteli, adózási, munkajogi tájékoztatók pdf formátumban, kereshetően, szűrhetően.

5. Adatbázis modul

A rendszer egyik motorja, hiszen az Ügyféllel kapcsolatos törzsadatok kerülnek ide, legyen az

  • cégadat (a cég nevétől, tulajdonosok személyes adatain, kapcsolattartási adatokon, banki kapcsolatokon, bevallási gyakoriságon át az adózási formáig valamennyi releváns információ),
  • munkavállalói információ (névtől munkarenden át FEOR kódig)
  • gépjárművek adata

Az adatbázis modul időgéppel is bír, tehát a rendszer a használatot követően bármely időpontra vonatkozóan jelzi az aktuális adatokat, legyen szó munkavállalói, tulajdonosi, vagy egyéb cégadatokról. Ez nagy segítséget jelent akkor, ha vissza szeretnénk ellenőrizni valamit, netán egy régebbi szerződést szeretnénk reprodukálni.

Naptárfunkció: a főoldalon egy évre előre kidolgozott, áttekinthető naptárban követhetőek a modulokból vett feladatok, elvégzendő tevékenységek, a fizetendő adók és számlaszámok. Az egyes feladatok között a típusuk és prioritásuk szerint jól követhető színvilág segíti a tájékozódást.

Az Office Flow rendszert folyamatosan fejlesztjük, hogy minél szélesebb körű és hatékonyabb folyamatmendzselést biztosítson, segítve a közös munkát. A rendszer ügyfeleink számára díjmentes!

Bemutatkozás

Kik vagyunk? Nem csupán könyvelők: számviteli és adózási szakértők, egy egyedülálló szolgáltatásokat nyújtó könyvelő- és adótanácsadó iroda a prémium szegmensben.

Papp Tibor alapító